No.46 什麼鬼設計《設計筆記》
此信發自 PU.YI from 高雄
嗨！我是 PU.YI 👋
上週我整個人的狀態就是一個字「急」，不斷思考要如何趕快產出內容、製作模板給大家，害怕自己會落後大家。
直到我看到深夜書店分享了一句話：
真的講到心坎裡，也讓我意識到現在的狀況。
所以這週我重新思考：想產出什麼內容給大家？什麼東西是我真正熱愛、想分享的？
重新調整步伐，而不是急著想獲得認同。
另外，我最近把 Obsidian 的內容創作資料重新移回 Notion 了。
搬移過程真的浪費了很多時間，也因為這樣，讓我更篤定一件事：系統要保持簡單。與其把精力耗在系統上，不如專注在真正重要的事。
我用一個真實的例子來說明：
▌30 天日更
我原本的內容創作模板其實有點複雜，欄位很多，包含主題分類，上傳完文章後還要回傳連結、檢查主題、設定瑣碎項目。
一開始我覺得沒什麼，但事實上，我每次做完內容後，都還要花 5 到 10 分鐘整理這些資料。
後來我參加了「日更營」，因為是快速日更，我需要馬上知道今天要做什麼主題、思考明天的內容。
所以我做了一個只有日曆功能的模板，欄位只剩「上傳時間」跟「Check」兩件事。
結果讓我非常意外：我順利完成了 30 天日更，最深刻的體會是：「不用再花時間整理系統」；做完內容，Check 一下，事情就結束了，可以馬上想下一篇要做什麼。
朋友甚至跟我說，他覺得我日更期間的內容質量反而更好了。因為系統簡單，我能把所有注意力放在內容本身，思考怎麼提供更好的價值，而不是把精力耗在系統紀錄上。
每天省下的時間看起來只有一點點，但累積起來其實很驚人。
每天 5 到 10 分鐘，一週就花了半個多小時在處理系統，而這半小時，我可能已經想出一個更好的貼文內容了。
因為這樣的經歷，徹底改變我對系統的想法：
▌先釐清自己的工作流
我以前建立系統，都會直接套用「生產力專家」的框架（例如 GTD 或 PARA）。
這些系統雖然能滿足我大部分需求，但有很大部分跟我原本的工作流不符合，甚至有些完全用不到，我還需要更多精力去維護系統。
所以我現在的做法完全相反：先搞清楚自己的工作流，再建立系統，以內容創作當作例子：
❶ 列出工作清單：我會先拿一張白紙，把創作內容時需要做的所有事情一條一條列出來。
➋ 刪減不必要的流程：重新整理工作流，刪掉不必要的步驟 ( 像是「記錄主題」或「回傳連結」，就沒那麼必要 )
➌ 建立最小可行性系統：用最少的時間，做出一個能執行的系統，實際跑一遍流程，看看它是否真的能幫助自己更有效率。
▌先執行再優化
而在執行系統的過程中，一定會慢慢發現系統需要優化的地方。
以前我在建系統時，會想把它做到完美，覺得這樣之後才能順利執行。但我可以跟你保證，系統沒有「完美」這回事，它一定會在執行過程中，慢慢出現不夠用或不夠方便的地方。
所以最該做的，是先做出一個「最小可行性系統」，滿足現在的工作流；以我的日更系統為例，最重要的只有兩件事：
- 什麼時候要上傳
- 是否已經上傳完成
雖然可以加更多功能，但在開始執行前，那些都不重要。
當我開始真正執行後，有問題出現、有地方需要調整時，我也不會直接把新功能加上去，而是先確認 2 件事：
- 我真的需要這個功能嗎？( 如果不需要，直接不管它 )
- 如果需要，用最快、最簡單的方式實現
避免只是一時靈感、實際對效率沒有實質幫助；另一方面，也能用最小的時間成本來改善系統。
▌判斷系統是幫助，還是累贅？
使用系統一段時間後，我定期問自己：「這個系統是幫助，還是累贅？」
- 如果是幫助：很好，再看看有什麼地方可以進一步優化。
- 如果是累贅：就要思考有沒有辦法簡化系統、調整成適合自己的狀態。
一個好的系統應該要能減少壓力。例如，讓我按一個按鍵就能完成記錄，或是讓資料有明確的地方存放，而不是讓我花時間找東西、或每次開始前都得想「這個資料要放哪裡？」
▌結語
「讓系統保持簡單」是我用 Notion 8 年以來最深刻的體悟。
我常在 Notion 社群或課程裡看到，講師一開始會丟出一個非常厲害的系統，看起來很厲害、能完成所有事情，但看課程的回饋跟分享就會發現，這些系統其實並不適合所有人，尤其是對初學者，反而增加了使用成本。
所以我在做 Notion 模板時，始終保持原則：想像自己是完全的初學者。
(a) 打開這個模板時，我會不會無所適從？
(b) 我能馬上知道下一步要做什麼嗎？
(c) 用一段時間後，這個系統會成為我的夥伴，還是壓力？
我希望我做的模板，能真正幫大家減少一點負擔，而不是成為另一個壓力來源。
如果你有用過我的系統，歡迎回饋給我你的想法！
── 𝓟𝓤.𝓨𝓘
